Zacznij od zadania czytelnika, nie od długości tekstu
Poziom szczegółowości nie wynika wyłącznie z tego, czy odbiorca jest początkujący, czy doświadczony. Osoba dobrze znająca branżę może potrzebować prostego przypomnienia, a początkująca — dokładnej instrukcji wykonania konkretnej czynności. Przed pisaniem określ więc, co czytelnik chce zrobić po lekturze: zrozumieć pojęcie, porównać możliwości, wykonać zadanie czy ocenić własną sytuację.
Zapisz to jako jedno zdanie robocze, na przykład: „Po przeczytaniu tekstu właściciel sklepu ma umieć wskazać, których informacji brakuje na stronie kategorii”. Taki cel ułatwia odrzucenie dygresji. Szczegół jest potrzebny wtedy, gdy pomaga wykonać wskazane zadanie lub zapobiega istotnemu nieporozumieniu. Nie musi się znaleźć w artykule tylko dlatego, że autor zna temat szerzej.
Ustal, co odbiorca już wie, a czego musi się dowiedzieć
Przygotuj krótką listę założeń o czytelniku: jakimi pojęciami prawdopodobnie się posługuje, jakie decyzje podejmuje i co może pomylić. Traktuj ją jako hipotezę redakcyjną, a nie ustalony fakt o wszystkich odbiorcach. Jeśli piszesz dla właścicieli małych sklepów, możesz wyjaśnić znaczenie strony kategorii dla klienta, ale nie musisz od podstaw tłumaczyć, czym jest produkt w sklepie internetowym.
Następnie oddziel informacje konieczne od pomocniczych. Konieczne są kroki, kryteria wyboru, ograniczenia i definicje, bez których główna odpowiedź traci sens. Pomocnicze mogą być warianty dla mniej typowych sytuacji, szersze tło lub szczegóły techniczne. Te drugie warto umieścić później w tekście albo w wyraźnie nazwanym akapicie, by nie opóźniały odpowiedzi dla większości czytelników.
Dawkuj wyjaśnienia tam, gdzie powstaje pytanie
Nie trzeba otwierać każdego poradnika rozbudowanym słowniczkiem. Gdy termin pojawia się tylko raz, często wystarczy krótkie objaśnienie w tym samym zdaniu. Jeśli pojęcie jest osią całego tekstu, wyjaśnij je wcześniej i pokaż, jak działa na prostym przykładzie. Czytelnik nie powinien zgadywać znaczenia słowa, od którego zależy zrozumienie dalszych wskazówek.
Podobnie postępuj z instrukcjami. Przy nieskomplikowanym wyborze podaj kryteria i krótko pokaż ich zastosowanie. Przy zadaniu wieloetapowym rozdziel kolejne czynności, oczekiwany rezultat i typowe trudności. Zamiast pisać „zadbaj o przydatność opisu”, możesz wskazać, by sprawdzić, czy opis odpowiada na pytania o zastosowanie produktu, różnice między wariantami i warunki wyboru. To szczegół, który pomaga działać, a nie tylko wydłuża tekst.
Projektuj tekst dla osób, które czytają wybiórczo
Odbiorcy rzadko mają identyczną wiedzę na starcie. Dlatego warto ułożyć artykuł tak, by podstawowa odpowiedź była dostępna szybko, a dodatkowe wyjaśnienia można było przeczytać wtedy, gdy są potrzebne. Pomagają w tym konkretne śródtytuły, krótkie wprowadzenia do kolejnych etapów i akapity poświęcone jednemu zagadnieniu. Nie chodzi o ukrywanie złożoności, lecz o danie czytelnikowi wyboru, jak głęboko wejdzie w temat.
W przykładowym poradniku o opisach kategorii pierwsza część może wyjaśniać, jakie pytania klientów powinien obsłużyć opis. Następna może pokazać sposób zebrania tych pytań, a dalsza — omówić trudniejsze przypadki, takie jak bardzo szeroki asortyment. Kto zna podstawy, przejdzie do problemu, z którym się mierzy. Kto dopiero zaczyna, zachowa logiczną drogę od wyjaśnienia do działania.
Sprawdź szczegółowość podczas redakcji
Po napisaniu tekstu przeczytaj go z perspektywy zadania wyznaczonego na początku. Zaznacz miejsca, w których czytelnik musi domyślić się kroku, znaczenia terminu albo powodu zalecenia. Potem wskaż fragmenty, które nie wpływają na zrozumienie ani decyzję. Pierwsze zwykle wymagają doprecyzowania; drugie można skrócić, przenieść niżej lub usunąć.
Pomocny jest też prosty test redakcyjny: poproś osobę mniej obeznaną z tematem, by powiedziała, co zrobiłaby po lekturze, a osobę znającą temat — by wskazała zbędne objaśnienia i brakujące zastrzeżenia. Nie jest to badanie całej grupy odbiorców, ale może ujawnić niejasności. Dobry poziom szczegółowości nie oznacza maksymalnej liczby informacji. Oznacza, że czytelnik dostaje dość wiedzy, by wykonać swoje zadanie bez przedzierania się przez treści, których na tym etapie nie potrzebuje.
