Zacznij od problemów, które słownik ma rozwiązać
Słownik redakcyjny to wewnętrzny zestaw ustaleń dotyczących słów używanych w serwisie. Przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy nad stronami pracuje kilka osób albo oferta obejmuje podobne produkty i usługi. Bez wspólnych zasad jedna kategoria może nazywać się „akcesoriami”, druga „dodatkami”, a artykuł używać obu określeń tak, jakby oznaczały różne rzeczy. Czytelnik musi wtedy sam odgadnąć, czy chodzi o ten sam zakres.
Nie trzeba od razu opisywać całego języka marki. Wybierz pojęcia, przy których pojawiają się pomyłki: nazwy kategorii, cech produktów, etapów usługi oraz terminów wymagających objaśnienia. Zapisz, gdzie niespójność utrudnia zrozumienie treści lub przejście między stronami. Taka lista daje słownikowi praktyczny cel i chroni zespół przed tworzeniem dokumentu, do którego nikt później nie zagląda.
Oddziel nazwę przyjętą w serwisie od słów używanych przez odbiorców
Dla każdego pojęcia ustal nazwę podstawową, prostą definicję i dopuszczalne warianty. Nazwa podstawowa powinna pomagać zachować spójność w menu, nagłówkach kategorii czy opisach oferty. Warianty mogą pojawić się w treści wtedy, gdy pomagają czytelnikowi rozpoznać znane mu określenie. Słownik nie ma zamieniać wszystkich zdań w powtórzenie jednej frazy.
Wyobraź sobie sklep, który w nawigacji używa nazwy „lampy biurkowe”, podczas gdy część klientów mówi „lampki na biurko”. To przykładowy scenariusz, nie wynik badania zachowań klientów. W takim przypadku można zachować jedną nazwę kategorii, a drugą naturalnie uwzględnić w jej opisie, jeśli oznacza te same produkty. Gdy dwa określenia wskazują różne potrzeby lub różne grupy produktów, nie należy łączyć ich tylko dlatego, że brzmią podobnie.
Zapisuj zasady użycia, a nie tylko listę zamienników
Przydatny wpis w słowniku odpowiada na kilka pytań: co oznacza termin, gdzie go używać, czego nie obejmuje i jak wyjaśnić go osobie spoza branży. Warto dodać krótkie przykładowe zdanie. Jeśli firma używa specjalistycznej nazwy usługi, słownik może wskazywać, że przy pierwszym użyciu należy dopisać proste objaśnienie, a później stosować już krótszą formę. Autor nie musi wtedy za każdym razem podejmować tej samej decyzji od nowa.
Osobno zanotuj nazwy, których nie warto stosować. Powodem może być niejasność, przestarzałe brzmienie albo sugerowanie obietnicy, której oferta nie spełnia. Nie twórz jednak zakazów bez uzasadnienia: redaktor powinien wiedzieć, czy dane słowo jest błędne, czy po prostu mniej odpowiednie w konkretnym miejscu. Dzięki temu łatwiej zachować naturalny styl artykułu i jednocześnie precyzję stron ofertowych.
Włącz słownik do pracy nad stronami i artykułami
Najpierw sprawdź miejsca, w których nazewnictwo pomaga podjąć decyzję: nawigację, strony kategorii, opisy usług i odnośniki prowadzące do tych stron. Jeżeli przyjęta nazwa jest tam konsekwentna, odbiorca łatwiej rozpozna tę samą część oferty podczas dalszego przeglądania serwisu. W poradnikach pozostaw więcej miejsca na wyjaśnienia i naturalne warianty, ale zadbaj, aby odsyłacze do oferty jasno zapowiadały to, co czytelnik zobaczy po przejściu.
Słownik warto dołączyć do briefu dla autora i wykorzystywać podczas redakcji, zamiast przeprowadzać jednorazową wymianę słów w całym serwisie. Masowe poprawki mogą zmienić sens zdań lub usunąć pomocne objaśnienia. Przy aktualizacji strony sprawdź, czy przyjęte określenie pasuje do jej zawartości, nagłówków oraz tekstów odnośników. Jeśli nie pasuje, problem może dotyczyć struktury strony, a nie samego słownictwa.
Utrzymuj dokument mały, dostępny i otwarty na zmiany
Słownik będzie użyteczny, jeśli łatwo znaleźć w nim odpowiedź. Wystarczy tabela lub prosty dokument z hasłem, definicją, zasadą użycia, wariantami i osobą odpowiedzialną za rozstrzyganie wątpliwości. Nowe wpisy dodawaj wtedy, gdy pojawia się rzeczywista potrzeba redakcyjna. Nie musisz rozstrzygać wszystkich możliwych przypadków z wyprzedzeniem.
Wracaj do ustaleń, gdy zmienia się oferta, sposób organizacji serwisu lub pytania kierowane do firmy. Zespół może zapisać, skąd wzięła się propozycja zmiany, na przykład z rozmów z klientami albo uwag osób obsługujących zamówienia. Takie obserwacje są wskazówką do sprawdzenia, a nie automatycznym dowodem na to, jak mówią wszyscy odbiorcy. Dobry słownik porządkuje komunikację, pozostawiając miejsce na precyzyjne wyjaśnienia i zwykły, zrozumiały język.
