Zacznij od celu i zakresu przeglądu
Inwentaryzacja treści to uporządkowany spis stron połączony z oceną ich przydatności. Jej celem nie jest samo policzenie artykułów. Ma pomóc odpowiedzieć na pytanie, czy obecny serwis wspiera potrzeby odbiorców i gdzie nowy materiał wniesie coś, czego dziś brakuje. Bez takiego przeglądu łatwo zaplanować tekst na temat, który został już dobrze opisany, a pominąć ważne pytanie klienta.
Na początku ustal zakres: możesz przejrzeć cały serwis albo wybrany obszar, na przykład poradnik sklepu, treści o jednej grupie produktów lub wpisy dotyczące konkretnej usługi. Zapisz też, jakie decyzje chcesz podjąć po przeglądzie. Mogą to być wybór tematów na kolejny kwartał, uporządkowanie starszych artykułów czy poprawa połączeń między poradnikami a stronami ofertowymi. Taki cel ułatwia dobranie danych i chroni przed tworzeniem arkusza, którego nikt później nie wykorzysta.
Zbuduj spis stron, z którym da się pracować
Przygotuj arkusz, w którym jeden wiersz odpowiada jednej stronie. Zacznij od adresu URL, tytułu, rodzaju strony, głównego tematu i osoby odpowiedzialnej za ocenę. Dodaj miejsce na datę ostatniej merytorycznej aktualizacji, jeśli jest znana. Warto odróżnić datę rzeczywistej zmiany treści od daty technicznego zapisu w systemie: ta druga nie mówi, czy artykuł nadal jest użyteczny.
Spis można zebrać z systemu zarządzania treścią, mapy witryny i dostępnych narzędzi analitycznych. Żadne z tych źródeł nie musi pokazywać pełnego obrazu, dlatego porównaj listy i sprawdź brakujące adresy. Zaznacz strony przekierowane, niedostępne oraz takie, których nie chcesz oceniać jako materiałów redakcyjnych. Jeśli serwis jest duży, przeprowadzaj przegląd partiami według kategorii. Lepiej rzetelnie ocenić jeden obszar niż pobieżnie oznaczyć setki adresów.
Oceń treść z perspektywy pytania odbiorcy
Dla każdej ważnej strony określ, jaką potrzebę zaspokaja i na jakim etapie pomaga odbiorcy. Ktoś szukający wyjaśnienia pojęcia potrzebuje innej odpowiedzi niż osoba porównująca rozwiązania lub gotowa wybrać produkt. Sprawdź, czy tytuł zapowiada to, co rzeczywiście znajduje się na stronie, czy odpowiedź jest łatwa do znalezienia i czy przykłady nadal pasują do oferty oraz sposobu działania firmy. Zanotuj też, dokąd czytelnik może sensownie przejść dalej.
Następnie porównaj materiały o podobnym zakresie. Dwa artykuły mogą uzupełniać się, jeśli odpowiadają na różne pytania; mogą też powtarzać niemal tę samą treść. Przykładowo poradnik „jak wybrać biurko” i tekst o wymiarach biurka mogą mieć odrębne zadania, ale dwa ogólne poradniki zakupowe mogą niepotrzebnie się dublować. To scenariusz pomocny w ocenie, nie reguła dotycząca każdej witryny. Decyzję podejmij po przeczytaniu stron, a nie wyłącznie na podstawie podobnych tytułów.
Połącz ocenę jakości z dostępnymi danymi
Jeśli masz dostęp do danych o ruchu z wyszukiwarek, zapytaniach i zachowaniu użytkowników, dołącz je do arkusza jako kontekst. Mogą pomóc zauważyć stronę, która przyciąga odbiorców, lecz nie prowadzi ich do kolejnego przydatnego kroku, albo materiał poświęcony ważnemu tematowi, który trudno znaleźć. Interpretuj liczby ostrożnie: różne strony mają różne zadania, a sam niski ruch nie oznacza, że treść jest zbędna.
Dodaj prostą ocenę redakcyjną, na przykład: aktualna i użyteczna, wymaga poprawy, pokrywa się z inną stroną, do dalszej analizy. Obok wpisz krótkie uzasadnienie. Sformułowanie „do uzupełnienia przykład wyboru i link do kategorii” będzie bardziej pomocne niż sama ocena punktowa. Sprawdź też informacje wymagające szczególnej aktualności, takie jak opis oferty, dostępnych funkcji lub procedury kontaktu. Gdy nie masz pewności, kto może potwierdzić ich poprawność, oznacz materiał do weryfikacji zamiast zgadywać.
Zamień spis w kolejkę konkretnych działań
Po przeglądzie przypisz stronom możliwe działania: pozostawić, zaktualizować, rozbudować, połączyć z innym materiałem albo rozważyć usunięcie. Ostatnia decyzja wymaga sprawdzenia, czy strona nadal odpowiada na czyjąś potrzebę i czy prowadzą do niej ważne odnośniki wewnętrzne. Nie podejmuj jej automatycznie na podstawie wieku wpisu. Przy każdej zmianie zapisz oczekiwany efekt dla czytelnika, osobę odpowiedzialną i następny krok.
Dopiero teraz poszukaj luk dla nowych artykułów. Zestaw pytania pojawiające się w obsłudze klienta, w procesie sprzedaży i w istniejących treściach z tym, co serwis już wyjaśnia. Ustal priorytety według znaczenia tematu dla odbiorców, powiązania z ofertą oraz wysiłku potrzebnego do przygotowania wiarygodnej odpowiedzi. Inwentaryzację warto ponawiać przy kolejnych etapach planowania: dzięki temu kalendarz redakcyjny uwzględnia zarówno nowe pomysły, jak i utrzymanie jakości tego, co już opublikowano.
